Na gestão de qualquer negócio, cada investimento precisa ser justificado e mensurado. No entanto, o parque de impressão é muitas vezes visto como um centro de custo inevitável, e não como um ativo estratégico que pode ser otimizado. Você já parou para pensar se suas impressoras estão gerando valor ou apenas drenando o orçamento? Este guia foi criado para desmistificar o cálculo do ROI de impressoras, apresentando métodos práticos e exemplos reais para transformar essa percepção. Abordaremos como uma análise detalhada pode revelar oportunidades incríveis para a redução de custos com impressão, aumento de produtividade e otimização de processos. Prepare-se para descobrir como tomar decisões mais inteligentes sobre seus equipamentos e transformar seu ambiente de impressão.
O que é ROI e por que ele é importante na gestão de impressoras?
O Retorno sobre o Investimento (ROI) é uma métrica que mede a rentabilidade de um investimento, comparando o ganho obtido com o custo investido. Aplicado ao ambiente de impressão, o ROI não mede apenas o lucro, mas principalmente a eficiência e a economia geradas. O cálculo do ROI em impressoras corporativas responde a perguntas cruciais como: “A compra daquela multifuncional de última geração realmente valeu a pena?” ou “O contrato de outsourcing está, de fato, nos fazendo economizar?”.
Entre as principais razões para calcular o ROI das impressoras, estão a validação de investimentos, a justificativa de orçamentos perante a diretoria e a exposição de ineficiências operacionais. Ignorar essa métrica é como navegar sem bússola, arriscando-se a perder dinheiro com custos ocultos que drenam silenciosamente os recursos da empresa. Adotar essa análise é o pilar para uma gestão inteligente dos custos de impressão.
Principais custos envolvidos na operação de impressoras
Para calcular o ROI com precisão, o passo fundamental é mapear todos os custos associados ao seu parque de impressão, que compõem o Custo Total de Propriedade (TCO). Muitos gestores consideram apenas o preço de compra, mas as despesas vão muito além.
CAPEX: Investimento Inicial
Refere-se ao custo de aquisição dos equipamentos (impressoras, multifuncionais), além de frete, instalação e configuração inicial na rede.
OPEX: Custos Operacionais e Suprimentos
Esta é a maior fatia dos gastos recorrentes. Inclui cartuchos de tinta ou toners, papel, kits de manutenção (cilindros, fusores) e peças de reposição. A gestão ineficiente desses itens eleva drasticamente o TCO.
Custos Ocultos de Impressão Corporativa e Suporte
São os mais perigosos, pois não são óbvios. Aqui entram o consumo de energia elétrica, a perda de produtividade causada por tempo de inatividade (downtime) e, principalmente, o tempo que sua equipe de TI gasta resolvendo problemas de impressão em vez de focar em projetos estratégicos.
Custos Indiretos e de Gestão
Incluem o tempo gasto na gestão de estoque de suprimentos, o espaço físico para armazenamento e a logística para o descarte ambientalmente correto de cartuchos e equipamentos obsoletos. Este mapeamento detalhado não é apenas um exercício contábil, mas a base para o desenvolvimento de programas de outsourcing de impressão eficientes.
Como calcular o ROI de impressoras: Passo a passo
Com os custos mapeados, o cálculo se torna um processo estruturado. A fórmula básica é ROI = (Ganho Obtido – Custo do Investimento) / Custo do Investimento. No nosso contexto, o “Ganho Obtido” é a economia gerada pela nova solução.
- Passo 1: Calcule o TCO do seu cenário atual. Some todos os custos (CAPEX, OPEX, ocultos, indiretos) de um período, como 12 meses.
- Passo 2: Estime o TCO da nova solução (o investimento). Se for um outsourcing, geralmente é um custo mensal fixo ou por página.
- Passo 3: Calcule o Ganho e o ROI. Use a fórmula para encontrar a economia e o percentual de retorno sobre o novo investimento.
Para facilitar este controle, é fundamental usar soluções tecnológicas, como softwares de gerenciamento de impressoras, que a Tec Shopping implementa em seus projetos para automatizar o monitoramento de custos e uso.
Exemplo Prático e Tabela Ilustrativa
Imagine uma empresa com 10 impressoras antigas comparando seu cenário com um projeto de outsourcing.
| Item de Custo (Anual) | Cenário Atual (Gestão Própria) | Cenário Otimizado (Outsourcing) |
| Suprimentos e Manutenção | R$ 32.000,00 | Incluso no contrato |
| Custo do Tempo da Equipe de TI | R$ 12.000,00 | R$ 0 (suporte especializado) |
| Custo do Contrato de Outsourcing | N/A | R$ 30.000,00 |
| TCO Anual | R$ 44.000,00 | R$ 30.000,00 |
Cálculo Final: Ganho (Economia): R$ 44.000 – R$ 30.000 = R$ 14.000,00 ROI: (R$ 14.000 / R$ 30.000) * 100 = 46,67%
O ROI de quase 47% demonstra que o investimento no outsourcing se paga e ainda gera uma economia substancial.
Fatores que influenciam o ROI das impressoras
O resultado do seu ROI não é fixo; ele é influenciado por diversas variáveis. Entendê-las é crucial para otimizar seus resultados.
Eficiência energética dos equipamentos
Equipamentos modernos consomem menos energia em operação e em modo de espera, gerando uma economia significativa em parques de impressão maiores.
Modelo de aquisição
A decisão entre compra direta (alto CAPEX) e outsourcing de impressão (OPEX previsível) é um dos fatores mais impactantes no ROI. Para a maioria das empresas, o outsourcing oferece um retorno superior.
Manutenção preventiva vs. corretiva
Agir proativamente com manutenções preventivas, como as inclusas nos contratos da Tec Shopping, é muito mais barato e eficiente do que reagir a quebras, que geram custos de reparo e downtime.
Como otimizar o ROI das impressoras na sua empresa
Calcular o ROI é o diagnóstico; otimizá-lo é o tratamento. Existem ações práticas e estratégicas para melhorar seu retorno.
- Implemente Políticas de Impressão: Defina regras como impressão frente e verso (duplex) como padrão e incentive a revisão digital de documentos para evitar impressões desnecessárias.
- Monitore e Analise Dados: Utilize softwares de bilhetagem para entender quem imprime, o quê e quando. Esses dados são ouro para identificar desperdícios e otimizar a distribuição de equipamentos.
- Consolide e Padronize: Reduza a variedade de modelos de impressoras. Padronizar equipamentos simplifica a gestão de suprimentos e a manutenção, diminuindo custos operacionais.
- Abrace o Outsourcing de Impressão: Para a maioria das empresas, a forma mais eficaz de otimizar o ROI é através do outsourcing de impressão. Ao contratar um parceiro especializado, você garante previsibilidade de custos, tecnologia de ponta e suporte especializado, liberando sua equipe para focar no core business. Uma consultoria especializada pode desenhar o projeto ideal para sua necessidade.
Case Prático: O ROI de um Escritório de Contabilidade
Um escritório de contabilidade com 30 funcionários e 8 impressoras de mesa antigas tinha um TCO anual de R$ 65.000,00, incluindo altos custos com toners, manutenções constantes e horas da equipe de TI. Após uma consultoria de impressão, a Tec Shopping propôs um projeto de outsourcing, substituindo os equipamentos por 3 multifuncionais departamentais eficientes, com um custo total anual de R$ 42.000,00.
- Ganho (Economia Anual): R$ 65.000 – R$ 42.000 = R$ 23.000,00
- ROI: (R$ 23.000 / R$ 42.000) * 100 = 54,76%
Além da economia direta, o escritório eliminou o tempo de inatividade e liberou sua equipe de TI. Quer simular um cenário parecido para a sua empresa? Fale com um de nossos consultores e receba uma análise gratuita.
Por que contar com uma consultoria especializada faz a diferença?
Tentar otimizar um ambiente de impressão sem expertise é arriscado. Uma consultoria especializada em impressão, como a da Tec Shopping, atua como um parceiro estratégico. Nosso diferencial é realizar um diagnóstico completo (assessment) para entender seus fluxos de trabalho e desenhar uma solução sob medida, que gere economia real e comprovada.
Com base em dados, apresentamos um projeto claro, demonstrando o ROI projetado antes de qualquer decisão. Nosso compromisso é com a sua eficiência, garantindo que o seu investimento em um projeto de implantação de outsourcing traga o máximo retorno.
Conclusão
Ignorar o ROI de impressoras é deixar dinheiro na mesa. A análise detalhada de custos, a implementação de boas práticas e a escolha de um modelo de gestão inteligente, como o outsourcing de impressão, são fundamentais para transformar um centro de custo em um ativo estratégico. Não assuma essa complexidade sozinho.
Solicite uma consultoria gratuita com nossos especialistas e descubra o potencial de economia e eficiência escondido no seu parque de impressão. A Tec Shopping está pronta para ser sua parceira estratégica.
FAQ – Perguntas frequentes sobre ROI de impressoras
Como sei se devo trocar minhas impressoras ou mantê-las?
O cálculo do ROI é a melhor ferramenta. Compare o Custo Total de Propriedade (TCO) atual com o TCO projetado de uma nova solução (equipamento novo ou contrato de outsourcing). Se a nova solução apresentar um ROI positivo em um prazo razoável (12-24 meses), a troca é um bom investimento.
O outsourcing de impressão sempre tem um ROI melhor do que a compra?
Na grande maioria dos cenários corporativos, sim. O outsourcing oferece ganhos de escala, expertise e previsibilidade de custos difíceis de replicar internamente. Para microempresas com baixíssimo volume, a compra pode ser viável, mas a análise de ROI ainda é recomendada.
Como a digitalização de documentos impacta o ROI de impressão?
A digitalização impacta positivamente. Ao reduzir a necessidade de imprimir, você diminui os custos com papel e suprimentos. Multifuncionais modernas, oferecidas em projetos de outsourcing, possuem scanners avançados que facilitam a transição para fluxos de trabalho digitais, otimizando ainda mais o ROI geral da gestão de documentos.
O que devo analisar em um contrato de outsourcing para garantir um bom ROI?
Verifique se o contrato inclui: fornecimento automático de suprimentos, manutenção preventiva e corretiva com SLA (tempo de atendimento) definido, substituição de equipamentos se necessário e acesso a softwares de monitoramento e auditoria de impressão. A clareza sobre o custo por página e as franquias é essencial.
